Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:

  1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.

Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

  1. Mulailah dengn ide pokok

Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:

–          Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya

–          Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

  1. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

  1. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.

  1. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu

  1. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

  1. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)

Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

  1. Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

  1. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

  1. Pesan-pesan bad news

Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

  1. Pesan-pesan persuasive

Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.